(F. de La Rochefoucauld)
L’Amministrazione personale è quella funzione all’interno dell’organizzazione che svolge compiti di tipo contabile-amministrativo (contratto di lavoro, comunicazioni per l’impiego, buste paga) e tutto ciò che è inerente alla gestione amministrativa e giuridica del rapporto di lavoro.
E’ una funzione che dunque focalizza la sua attività sui vincoli (giuridici, fiscali, ecc.) per la gestione del collaboratore. Per tale motivo ha poche relazioni con il vertice aziendale e con la line.
Il suo ruolo è più marcato piccole aziende dove le politiche di gestione del personale, nei fatti, restano spesso implicite e sono delegate ai vertici aziendali, senza l’ausilio di supporti e strumenti specialistici. La strategia aziendale è infatti intrinsecamente legata al rapporto diretto tra il datore di lavoro (spesso fondatore della piccola impresa) e la risorsa umana. Le esigenze però mutano nel momento in cui si registri:
- un aumento della complessità dei mercati;
- un incremento della complessità dei processi;
- il raggiungimento di dimensioni aziendali elevate;
- il ricambio generazionale (fuoriuscita del fondatore).
Al verificarsi anche solo una di queste condizioni, la professionalità giuridico-amministrativa dell’amministrazione personale può non essere sufficiente. Si rende dunque necessaria la necessità di implementare altri strumenti di Gestione Risorse Umane.
Tuttavia, anche in tali contesti più complessi, l’Amministrazione personale mantiene un ruolo di prim’ordine. Infatti, specie in una prospettiva di superamento della classica dicotomia tra datore e lavoratore, tale funzione può svolgere una duplice ruolo:
- quello di Amministrazione del personale. E’ il suo ruolo storico: supportare l’organizzazione nella gestione delle risorse umane. Il suo contributo non si limita ad aspetti meramente amministrativi-contabili bensì anche ad aspetti gestionali in un duplice modo:
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- Fornire dati, informazioni, suggerimenti per attività gestionali. Basti pensare all’aiuto fornito sulla scelta di una determinata tipologia contrattuale piuttosto che un’altra. Oppure all’elaborazione di indici (es. assenteismo, fruizione ferie, straordinari, costo del personale, etc) che possono costituire key indicator per valutazioni organizzative.
- Raccogliere informazioni dai collaboratori. Chi lavora all’interno di tale ufficio viene infatti frequentemente a contatto con il lavoratore. E’ colui che quindi più di ogni altro ha l’opportunità di percepire il benessere (o il malessere) del lavoratore. Diviene quindi una risorsa fondamentale nella definizione di policy gestionale;
- ma anche quello di Amministrazione per il personale. Trattasi di una funzionalità spesso tralasciata e che invece deve essere riscoperta e coltivata. In tale prospettiva l’Amministrazione personale si pone l’obiettivo di aiutare il lavoratore fornendogli supporto per problematiche o dubbi in ambito lavorativo. Il collaboratore, infatti, ha spesso l’esigenza di confrontarsi su tematiche personali. L’amministrazione personale deve essere vista dunque come una fonte di consulenza in aiuto anche del lavoratore che possa chiarire i suoi dubbi o trovare soluzioni (laddove sia possibile) ai suoi problemi. Quindi non più funzione in aiuto del solo del datore di lavoro, bensì di tutta l’organizzazione. Questo potrebbe essere infatti visto come il primo passo per scardinare il classico schema di contrapposizione che c’è tra datore e lavoratore. Il creare una organizzazione aperta e trasparente (ma non necessariamente assecondante) non può far altro che migliorare la fiducia, la motivazione, e l’ambiente lavorativo.
