(Henry Ford)
Parlare di organizzazione vuol dire riflettere sulla definizione di criteri, regole e processi all’interno dell’impresa al fine di raggiungere gli obiettivi programmati
“Essere organizzati non è un fine, è un mezzo per arrivare dove volete” scrive Stephanie Winston all’interno del suo best seller, Best Organizing Tips, .
L’organizzazione dunque non è “il fine” dell’azienda, bensì uno dei tanti fattori produttivi che, combinati con gli altri, ne può determinare il successo (o l’insuccesso).
A differenza di altri, però, quali tecnologia, mercato, forza lavoro, etc (definiti input esterni) il fattore organizzazione ha un vantaggio: è un elemento intrinseco al sistema azienda. Infatti le sue caratteristiche ed i suoi elementi tipicizzanti possono essere definite e determinate dal datore di lavoro in coerenza con i propri valori e alle proprie necessità.
L’azienda, dunque, a fronte di tutti gli input esterni che riceve li rielabora, li aggrega e li combina in base al proprio processo organizzativo per realizzare l’output desiderato. E sarà proprio il come riuscirà a raggiungere tale risultato a determinare il successo, o meno, dell’azienda. Se l’organizzazione (o processo organizzativo) sarà ottimale sarà possibile:
- consegnare a propri clienti il valore atteso dal cliente nel modo, tempo e prezzo giusti (efficacia)
- reagire alle richieste al minore costo possibile e nel minor tempo possibile (efficienza).
Affinché sia possibile ciò, è necessario definire correttamente gli elementi che determinano l’organizzazione, quali:
- La struttura organizzativa: definire la struttura organizzativa vuol dire progettare le funzioni (organigrammi), i ruoli, le mansioni e le responsabilità all’interno dell’azienda;
- Le Risorse, in primis le risorse umane: definire le competenze richieste per ciascun ruolo, quante persone sono necessarie per una determinata attività, il come garantirne la motivazione e la condivisione dei valori aziendali;
- Il coordinamento: definire come coordinare le attività delle diverse funzioni aziendali nonché di ciascun singolo collaboratore;
- La gestione per processi: definire come debbano essere le attività al fine di realizzare il proprio output in maniera efficace ed efficiente;
- La standardizzazione dei flussi fisici ed informativi: definire un sistema che permetta la raccolta dei dati che possa garantire condivisione delle informazioni;
- I sistemi di comunicazione e reporting: tramite i dati ed informazioni condivise, definire a quali funzioni aziendali canalizzarle ed il come (reportistica);
- Il controllo delle performance: definire come misurare la performance di ciascuna area o persona, come poterne incentivare il miglioramento e come gestire il feedback ;
- I processi di miglioramento continuo: come ricercare di migliorare costantemente il processo organizzativo per garantire sempre la massima efficacia ed efficienza possibile;
- La cultura aziendale: definire quali sono i valori aziendali ritenuti basilari e fondanti per l’organizzazione e che debbano essere rispettati negli stili di guida e negli atteggiamenti di ciascun singolo collaboratore.
Affrontare il tema di come definire il processo organizzativo all’interno non è dunque parlare di teorie e cose astratte. Bensì comporta il continuo confronto con le attività quotidiane dell’azienda.
Ed è anche per questo che non ci si può attendere di definire un’organizzazione aziendale universale. Ciascuna impresa ha infatti le sue peculiarità, le proprie caratteristiche ed una propria cultura aziendale che fanno si che un processo organizzativo definito per un’azienda possa non essere ottimale per un’altra.
D’altro canto, però, l’approcciarsi al tema dell’organizzazione aziendale comporta la conoscenza di best practice applicabili trasversalmente a tutti i settori. I principi e metodologie hanno infatti valenza trasversale, indipendente cioè dalle tecnologie, dai prodotti e dai cicli produttivi di ciascuna singola azienda. Basti pensare alla diffusione della Lean Organization, un approccio che partendo da una piccola azienda giapponese nei lontani anni ’50, rappresenta oggi punto di riferimento milioni di aziende in tutto il mondo.
Sarà fondamentale però calarli in ciascun singolo contesto affinché ciascuna singola azienda abbia la propria organizzazione ottimale.
Una volta individuato il proprio assetto si è sulla sulla buona strada. Potrebbe però non essere sufficiente. Altri fattori possono infatti determinare i risultati della propria azienda.
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