Sono solo alcuni dei commenti che si potrebbero sentire (senza “potrebbero“) tra i colleghi di molte aziende in riferimento a questo strumento di gestione così diffuso e controverso: la riunione.
Effettivamente la poca attenzione rivolta da chi convoca l’incontro nonché (che inevitabilmente contagia anche i partecipanti) nonché i numerosi impegni quotidiani, la rendono quasi più una perdita di tempo che altro. Per non parlare delle nuove tecnologie: call conference, chiamate multiple, ed altri congegni che (sempre che funzionino!!!) non fanno altro che aggravare la situazione spersonificando la partecipazione e riducendo al minimo l’attenzione.
In realtà la riunione rappresenta il più importante e diffuso strumento di comunicazione interna volto a favorire l’interazione e la collaborazione tra membri. Consente di raccogliere informazioni, di confrontarsi su questioni complesse per raggiungere una decisione, per ideare strategie e soluzioni innovative. Se non correttamente preparata però può risultare improduttiva e frustrante.
Affinché un incontro sia efficiente necessità quindi di alcuni elementi base quali:
- scopi chiari: dettati da chi convoca la riunione e vuole raggiungere un determinato obiettivo. La definizione dello scopo permette di concentrare le energie su obiettivi comuni evitando disperzioni e sovrapposizioni improduttive ;
- tempi programmatic: in modo da evitare che la riunione si protragga per tempi indefiniti favorendo divagazioni su altre tematiche e rubando il tempo ad altre attività quotidiane (oltre che “prendere per sfinimento” i partecipanti, vedi punto successivo);
- e partecipanti coinvolti ed attenti: in modo che per i partecipanti possano, oltre che apportare il loro contributo al raggiungimento dello scopo della riunione, anche la possibilità di ottenere informazioni.
La buona riuscita di una riunione è quindi rinviata alla sua programmazione nonce alla sua modalità di svolgimento (e di chiusura).
Ma andiamo per step vedendo come organizzare un buon incontro in 4 semplici fasi.
PRIMA FASE: la pianificazione (concettuale)
La prima cosa da comprendere è quale tipologia di riunione si vuole organizzare. Infatti, a seconda dei fini e delle modalità di conduzione dell’incontro possiamo distinguere le riunioni in:
- Informative: dove l’obiettivo è trasmettere informazioni. E’ del tipo “conferenza” e la comunicazione è unidirezionale (i membri non hanno possibilità di modificare argomenti).
- Consultive: il fine è raccogliere informazioni. La riunione si svolge di solito tra 10 e 15 persone selezionate in base a caratterisitche (es. competenze, conoscenza del processo, etc) che sono chiamate ad esprimere pareri sull’argomento. La comunicazione è quindi del tipo uniderezionale ascendente (dal gruppo al coordinator);
- di trattativa: ha luogo quando delegazioni di un gruppo che rappresentano interessi differenti ci incontrano per trovare un accordo. L’obiettivo è quello di trovare un punto di equilibrio che soddisfi le diverse esigenze in gioco. Le parti devono avere spiccate doti negoziali e di comunicazione.
- di coordinamento: lo scopo è il confrono e la condivisione di informazioni ed idee per risolvere problemi interdisciplinari ed ottimizzare le procedure di lavoro. Avviene tra persone dello stesso livello gerarchico e favorisce il coinvolgimento e la responsabilizzazione di tutti;
- Di sviluppo creativo: consiste nello stimolare nel gruppo una modalità di lavoro creativa. I partecipanti (10-15) sono agevolati con opportune tecniche (es. brain storming) volte ad attivare il pensiero divergente per generare ampia gamma di soluzioni innovative per un problema.
SECONDA FASE: la preparazione (materiale)
Una volta presa consapevolezza di quale tipologia di incontro organizzare (in coerenza con l’obiettivo da perseguire) si passerà alla seconda fase: la preparazione.
Si procederà quindi a:
- definire l’Ordine del giorno: selezionare argomenti più importanti ed ordinarli in modo logico e progressivo. Pochi argomenti (limitare stimoli) e definire tempi da dedicare ad ogni argomento indicando ora inizio e fine;
- Convocare I Partecipanti: convocare solo le persone coinvolte caso mai anticipando loro materiali ed ordine del giorno
- curare gli Aspetti logistici: prenotare sala, ben illuminata, con sedie e supporti necessari (es. lavagna).
TERZA FASE: lo svolgimento
Definito tutto ciò si può passare alla terza fase: lo svolgimento della riunione. Anche qui ci possono essere accorgimenti che favoriscono il buon esito dell’incontro come iniziare riunione in orario (non è solo segno di professionalità ma anche un modo per dimostrare accuratezza con cui si lavora e dare rilevanza all’evento). Il coordinatore può aprire illustrando la tipologia di riunione, i temi del giorno, fare un breve riassunto degli elemnti finora emersi. E’ utile utilizzare la tecnica dei 6 cappelli. I presenti intervengono con interventi brevi e mirati e chiari ascoltando in modo attivo ed empatico. Il lavoro non deve essere interrotto da telfonate, richieste esterne, etc. Ogni tanto risulta utile fare il punto della situazione.
QUARTA FASE: la conclusione
L’incontro deve avere una collocazione temporale precisa e definite. E’ per tanto importante concludere l’incontro per tirare le somme di quanto si è discusso e., dunque, per non lasciare la sensazione agli intervenuti di aver partecipato ad un incontro senza valore aggiunto. Si dovrà quindi procedure a fare un breve sunto del percorso svolto, puntualizzare le soluzioni che sono state conseguite, le tematiche ancora aperte, gli obiettivi che sono stati ottenuti. Ogni partecipante deve essere consapevole degli argomenti trattati e delle decisioni prese. Il coordinatore attribuisce infine compiti e responsabilità, mezzi a disposizione per il lavoro indicato e scadenze da rispettare. A tal fine può risultare utile redigere un verbale completo e sintetico al termine della riunione da inviare a tutti gli intervenuti.
Ed ora non ci rimane che prendere anche un buon caffé!
